Als goedkeuring is gegeven, krijgen zowel de senior medewerker facilities als de facilitair medewerker bevestiging in de werklijst.
De senior medewerker sluit dan de taak in zijn werklijst af en de medewerker facilities stuurt dan de bevestiging naar de aanvrager.
De aanvrager kan nu de roosters inplannen in het RPS (RoosterPlannings Systeem) waarna deze zichtbaar zijn voor de docenten.
De docenten krijgen een melding dat de roosters ter inzage liggen en kunnen binnen 7 dagen reageren. Dat zorgt er dan niet voor dat het rooster niet definitief is.
Indien een docent reageert, gaat de aanvraag direct door naar het change proces, in andere gevallen is het rooster definitief.
Vervolgens krijgt de black board beheerder bericht dat de roosters definitief zijn en zet deze op studentnet online.